Algemene voorwaarden

Artikel 1 - Identiteit en definities

1.1 Exploitant

1.1.1. Villa Parkbos wordt geëxploiteerd door VILLA PARKBOS BV, met zetel te Klossestraat 61, 9840 Nazareth-De Pinte, ondernemings- en btw-nummer BE 1039.595.916, RPR Gent, afdeling Gent. Villa Parkbos is bereikbaar via hello@villaparkbos.be en +32 474 36 84 51. Hierna wordt deze vennootschap aangeduid als “Villa Parkbos”.

1.2 Definities

1.2.1. In deze algemene voorwaarden wordt verstaan onder:

• Klant: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die een overeenkomst met Villa Parkbos sluit of wenst te sluiten.
• Consument: iedere natuurlijke persoon die hoofdzakelijk handelt voor doeleinden buiten zijn handels-, bedrijfs-, ambachts- of beroepsactiviteit.
• Hoofdboeker: de natuurlijke persoon die een verblijfsreservatie maakt voor zichzelf en eventueel voor andere gasten.
• Organisator: de klant die een ruimte huurt en als centraal aanspreekpunt optreedt voor deelnemers, bezoekers, medewerkers en leveranciers.
• Gast: iedere persoon die in Villa Parkbos verblijft of de accommodatie gebruikt in het kader van een verblijfsreservatie.
• Deelnemer: iedere persoon die op uitnodiging van de organisator aanwezig is tijdens een ruimteverhuur.
• Reservatie: iedere overeenkomst voor een verblijf, een ruimteverhuur of een combinatie daarvan.
• Verblijf: de tijdelijke terbeschikkingstelling van een of meer gastenkamers, met de prestaties die in de reservatiebevestiging zijn vermeld.
• Ruimteverhuur: de tijdelijke terbeschikkingstelling van een of meer uitdrukkelijk aangeduide ruimtes, zonder bijkomende diensten, tenzij die schriftelijk zijn overeengekomen.
• OTA: een online travel agency, boekingsplatform, reisagent of andere tussenpersoon via wie een reservatie wordt gemaakt.
• Reservatiebevestiging: de schriftelijke of elektronische bevestiging of offerte waarin de concrete afspraken over de reservatie zijn opgenomen.
• Huisreglement: de afzonderlijke praktische, gedrags- en veiligheidsregels die op de locatie gelden en die integraal deel uitmaken van de overeenkomst wanneer zij vooraf ter beschikking zijn gesteld.

Artikel 2 - Toepasselijkheid, aanvaarding en rangorde

2.1. Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, reservaties en overeenkomsten van Villa Parkbos met betrekking tot individuele kamerreservaties, reservaties van meerdere of alle kamers, langverblijven, groepsarrangementen, de tijdelijke verhuur van ruimtes en combinaties daarvan.

2.2. De klant moet deze algemene voorwaarden vóór het sluiten van de overeenkomst kunnen raadplegen en opslaan. Door de reservatie te bevestigen, de daarvoor vereiste betaling uit te voeren of de accommodatie in gebruik te nemen nadat de voorwaarden vooraf ter beschikking zijn gesteld, aanvaardt de klant deze voorwaarden.

2.3. De contractuele documenten zijn van toepassing in de volgende volgorde:

• de reservatiebevestiging, schriftelijke offerte of bijzondere overeenkomst;
• de bijzondere voorwaarden van de gekozen kamerformule of het gekozen tarief;
• voor reservaties via een OTA: de vooraf meegedeelde OTA-voorwaarden voor annulatie, wijziging, betaling, garantie, no-show en terugbetaling;
• deze algemene voorwaarden;
• het huisreglement.

2.4. Een bijzondere afspraak wijkt alleen af van deze algemene voorwaarden voor zover zij duidelijk en schriftelijk is overeengekomen. Mondelinge toezeggingen, wijzigingen of aanvullingen zijn slechts bindend nadat Villa Parkbos die schriftelijk of elektronisch heeft bevestigd.

2.5. De overige bepalingen van Villa Parkbos, waaronder de regels over het verblijf, het gebruik van de accommodatie, huisdieren, schade, veiligheid, aansprakelijkheid en gedrag ter plaatse, blijven ook bij een OTA-reservatie van toepassing voor zover zij niet strijdig zijn met een dwingende of uitdrukkelijk overeengekomen OTA-bepaling.

2.6. Wijzigingen aan deze algemene voorwaarden gelden uitsluitend voor toekomstige reservaties. Op een bestaande reservatie blijft de versie van toepassing die gold op het ogenblik waarop de overeenkomst werd gesloten, tenzij partijen schriftelijk anders overeenkomen.

2.7. Operationele of veiligheidsinstructies kunnen tijdens de uitvoering worden aangepast wanneer dat redelijkerwijs noodzakelijk is en de wezenlijke inhoud van de reservatie daardoor niet wordt gewijzigd.

Artikel 3 - Aanvragen, opties en totstandkoming van de overeenkomst

3.1. Informatie op de website, sociale media, brochures en andere communicatiekanalen vormt in beginsel een uitnodiging om een reservatie aan te vragen en geen bindend aanbod, tenzij uitdrukkelijk anders is vermeld.

3.2. Een aanvraag leidt niet automatisch tot een reservatie. De overeenkomst komt tot stand zodra Villa Parkbos de reservatie schriftelijk of elektronisch heeft bevestigd en, wanneer van toepassing, de vereiste betaling, kredietkaartgarantie of het voorschot heeft ontvangen.

3.3. Bij een onmiddellijke online reservatie komt de overeenkomst tot stand zodra de klant de boeking met betalingsverplichting heeft voltooid en de reservatiebevestiging heeft ontvangen.

3.4. Een optie is alleen geldig wanneer Villa Parkbos deze schriftelijk heeft bevestigd. De optie vervalt automatisch op het vermelde tijdstip wanneer de klant ze niet tijdig bevestigt of de vereiste betaling niet uitvoert. Na het verstrijken van de optietermijn mag Villa Parkbos de kamer, ruimte of datum aan een derde aanbieden.

3.5. De klant controleert de reservatiebevestiging onmiddellijk. Kennelijke fouten in namen, data, kamers, ruimtes, aantallen, tijden of andere reservatiegegevens moeten zo snel mogelijk worden gemeld.

3.6. Bijzondere verzoeken, zoals een afwijkend aankomstuur, een specifieke kamer, toegankelijkheidsvereisten, een bijzondere opstelling, eigen catering of het gebruik van leveranciers, zijn alleen bindend na uitdrukkelijke schriftelijke bevestiging door Villa Parkbos.

3.7. Kennelijke materiële vergissingen, programmeerfouten of manifest onrealistische prijsvermeldingen binden Villa Parkbos niet. Villa Parkbos meldt de fout zo snel mogelijk en biedt de klant de keuze tussen voortzetting tegen de correcte prijs of kosteloze annulatie met terugbetaling van de voor de betrokken reservatie reeds betaalde bedragen.

3.8. De hoofdboeker of organisator moet minstens 18 jaar oud en handelingsbekwaam zijn. Wie voor een rechtspersoon of een andere persoon reserveert, verklaart bevoegd te zijn om die persoon te verbinden.

Artikel 4 - Omvang van de reservatie, prijzen en inbegrepen prestaties

4.1. De reservatiebevestiging bepaalt welke kamer, ruimte, datum, duur, capaciteit en prestaties zijn inbegrepen. Alleen prestaties die uitdrukkelijk in de reservatiebevestiging zijn opgenomen, maken deel uit van de overeenkomst.

4.2. Ruimteverhuur omvat uitsluitend de tijdelijke terbeschikkingstelling van de aangeduide ruimte en de daarbij schriftelijk vermelde basisvoorzieningen. Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, zijn niet inbegrepen:

• catering, dranken of bediening;
• eventplanning, coördinatie of onthaalpersoneel;
• audiovisuele of technische ondersteuning;
• bewaking, toezicht of kinderopvang;
• decoratie, opbouw of afbouw door Villa Parkbos;
• vergunningen, muzieklicenties of administratieve aanvragen;
• gebruik van de privékeuken, toestellen, servies of koelinstallaties;
• schoonmaak die verder gaat dan normale eindschoonmaak;
• verzekeringen voor de activiteit van de klant.

4.3. Alle prijzen worden uitgedrukt in euro. Prijzen voor consumenten zijn inclusief btw en verplichte heffingen, tenzij een heffing wegens haar aard pas later exact kan worden berekend en dit vóór de reservatie duidelijk is meegedeeld. Een eventuele toeristenbelasting kan afzonderlijk worden aangerekend wanneer dit vooraf is vermeld. Prijzen voor zakelijke klanten kunnen exclusief btw worden vermeld wanneer dit ondubbelzinnig is aangegeven.

4.4. Na de reservatiebevestiging blijft de overeengekomen prijs vast. De prijs kan alleen worden aangepast wegens een door de klant gevraagde en door Villa Parkbos aanvaarde wijziging, bijkomende prestaties, overschrijding van de gereserveerde duur of capaciteit, veroorzaakte kosten of wettelijk verplichte nieuwe of gewijzigde belastingen en heffingen voor zover doorrekening wettelijk is toegestaan.

4.5. De reservatie van meerdere of alle gastenkamers geeft alleen recht op exclusief gebruik van de ruimtes die uitdrukkelijk in de reservatiebevestiging zijn opgenomen. Zij geeft niet automatisch recht op exclusief gebruik van de volledige woning, tuin, privékeuken, technische ruimtes of andere privézones.

4.6. Ontbijt of brunch is alleen inbegrepen wanneer dit in het gekozen tarief of de reservatiebevestiging is vermeld. Het niet gebruiken van een inbegrepen ontbijt of brunch geeft geen automatisch recht op prijsvermindering.

4.7. Voedselallergieën, intoleranties en medisch relevante dieetbeperkingen moeten bij voorkeur uiterlijk 48 uur vóór aankomst duidelijk worden meegedeeld. Villa Parkbos verstrekt de wettelijk vereiste allergeneninformatie en houdt binnen redelijke grenzen rekening met tijdig meegedeelde vereisten. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk bevestigd, kan niet worden gegarandeerd dat voeding volledig vrij is van sporen of kruiscontact met een bepaald allergeen.

Artikel 5 - Betaling, facturatie en laattijdige betaling

5.1 Kamerreservaties

5.1.1. Het bedrag, de betaalwijze en het betalingstijdstip van een kamerreservatie worden bepaald door het gekozen tarief, de reservatiebevestiging en, bij een OTA-reservatie, de toepasselijke voorwaarden van het platform.

5.1.2. Villa Parkbos kan afhankelijk van het tarief een volledige of gedeeltelijke vooruitbetaling, een geldige kredietkaartgarantie of betaling bij aankomst verlangen. Bij een niet-restitueerbaar tarief kan het volledige bedrag onmiddellijk bij de reservatie worden geïnd.

5.2 Ruimteverhuur

5.2.1. Bij de bevestiging van een ruimteverhuur is een voorschot van 50% van de totale huurprijs verschuldigd. De reservatie wordt definitief nadat Villa Parkbos de reservatie heeft bevestigd en het voorschot tijdig heeft ontvangen.

5.2.2. Het saldo moet uiterlijk veertien kalenderdagen vóór de aanvang van de ruimteverhuur betaald zijn. Wanneer de reservatie minder dan veertien kalenderdagen vóór de aanvang wordt gemaakt, is de volledige huurprijs onmiddellijk verschuldigd.

5.2.3. Het voorschot maakt deel uit van de totale huurprijs en wordt bij uitvoering met het saldo verrekend. Bij annulatie door de klant wordt het voorschot verrekend met de annuleringsvergoeding van artikel 8 en wordt het niet terugbetaald, behoudens een andersluidende schriftelijke afspraak, een aan Villa Parkbos toerekenbare annulatie, overmacht zoals bedoeld in artikel 17 of een dwingende wettelijke bepaling.

5.3 Facturen en schade

5.3.1. Villa Parkbos vraagt geen standaard schadewaarborg. Schade, ontbrekende goederen, buitengewone schoonmaak, verloren sleutels, laattijdige ontruiming en andere contractueel verschuldigde kosten worden na vaststelling afzonderlijk gefactureerd.

5.3.2. Facturen zijn betaalbaar binnen veertien kalenderdagen na factuurdatum, tenzij in de reservatiebevestiging of op de factuur een andere geldige termijn is vermeld.

5.4 Laattijdige betaling door consumenten

5.4.1. Bij laattijdige betaling door een consument verstuurt Villa Parkbos eerst een kosteloze betalingsherinnering. De consument beschikt daarna over de wettelijk bepaalde termijn van minstens veertien kalenderdagen om te betalen voordat enige verwijlinterest of forfaitaire vergoeding kan worden aangerekend.

5.4.2. Na het verstrijken van die termijn kan, voor zover dit contractueel en wettelijk is toegestaan, een verwijlinterest worden aangerekend die niet hoger is dan de wettelijk toegestane maximuminterest, evenals een forfaitaire vergoeding van maximaal:

• 20 euro wanneer het verschuldigde saldo lager dan of gelijk aan 150 euro is;
• 30 euro, vermeerderd met 10% van het bedrag op de schijf tussen 150,01 euro en 500 euro, wanneer het saldo tussen 150,01 euro en 500 euro ligt;
• 65 euro, vermeerderd met 5% van het bedrag op de schijf boven 500 euro, met een maximum van 2.000 euro, wanneer het saldo hoger is dan 500 euro.

5.4.3. Aan een consument worden geen andere minnelijke invorderingskosten aangerekend dan wettelijk toegestaan.

5.5 Laattijdige betaling door ondernemingen

5.5.1. Bij laattijdige betaling door een klant die handelt in het kader van zijn beroeps- of ondernemingsactiviteit, zijn van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling de wettelijke verwijlinterest voor handelstransacties en de wettelijke forfaitaire invorderingsvergoeding verschuldigd, onverminderd het recht op vergoeding van redelijke en aantoonbare bijkomende invorderingskosten voor zover wettelijk toegestaan.

Artikel 6 - Annulatie en wijzigingen - algemene bepalingen

6.1. De bijzondere annulerings- en wijzigingsvoorwaarden van het gekozen tarief, de reservatiebevestiging, een schriftelijke offerte of een afzonderlijke overeenkomst hebben voorrang op de standaardvoorwaarden van de artikelen 7 en 8.

6.2. Bij een reservatie via een OTA primeren de via dat platform vooraf overeengekomen annulerings-, wijzigings-, betalings-, garantie-, no-show- en terugbetalingsvoorwaarden voor de onderwerpen die zij uitdrukkelijk regelen.

6.3. Een annulatie of wijzigingsverzoek moet schriftelijk of elektronisch aan Villa Parkbos worden meegedeeld, of via de OTA wanneer het platform die procedure voorschrijft. De annulatie wordt van kracht op het ogenblik waarop zij geldig wordt ontvangen.

6.4. Een vermindering van het aantal kamers, overnachtingen, verhuurde ruimtes, gereserveerde oppervlakte of gereserveerde gebruiksduur wordt voor het verminderde gedeelte als een gedeeltelijke annulatie beschouwd.

6.5. Een wijziging van datum is alleen mogelijk na schriftelijk akkoord van Villa Parkbos en volgens beschikbaarheid. Zonder schriftelijk akkoord wordt een datumwijziging beschouwd als annulatie van de oorspronkelijke reservatie en het maken van een nieuwe reservatie tegen de op dat ogenblik geldende prijs en voorwaarden.

6.6. Voor verblijven van langere duur, reservaties van meerdere kamers, exclusieve afhuur en groepsarrangementen kunnen afwijkende betalings-, wijzigings- en annuleringsvoorwaarden gelden. Zij zijn alleen van toepassing wanneer zij vóór de reservatie duidelijk in de offerte, reservatiebevestiging of bijzondere voorwaarden zijn meegedeeld.

6.7. Voor overeenkomsten betreffende accommodatie op een bepaalde datum of gedurende een bepaalde periode bestaat geen algemeen wettelijk herroepingsrecht van veertien dagen. Voor ruimteverhuur geldt dezelfde uitzondering voor zover de overeenkomst betrekking heeft op vrijetijdsbesteding op een specifieke datum of tijdens een specifieke periode. Andere dwingende consumentenrechten blijven onverminderd gelden.

Artikel 7 - Kamerreservaties: annulatie, no-show en voortijdig vertrek

7.1 Flexibel tarief

7.1.1. Een kamerreservatie tegen een flexibel tarief kan kosteloos worden geannuleerd tot uiterlijk 15.00 uur, drie kalenderdagen vóór de voorziene aankomstdatum.

7.1.2. Bij annulatie na die termijn is 100% van de totale reservatieprijs verschuldigd.

7.2 Niet-restitueerbaar tarief

7.2.1. Een tarief dat vóór de reservatie duidelijk als niet-restitueerbaar, non-refundable, niet-annuleerbaar of niet-wijzigbaar werd aangeduid, kan na het sluiten van de reservatie niet kosteloos worden geannuleerd of gewijzigd. De volledige reservatieprijs is vanaf de bevestiging verschuldigd.

7.2.2. Annulatie, wijziging, no-show of voortijdig vertrek bij een niet-restitueerbaar tarief geeft geen recht op gehele of gedeeltelijke terugbetaling, behoudens een aan Villa Parkbos toerekenbare tekortkoming of een dwingende wettelijke bepaling.

7.3 No-show en meerdere kamers

7.3.1. Wanneer de gast niet aankomt en de reservatie niet tijdig heeft geannuleerd, wordt dit als een no-show beschouwd. Bij een no-show is 100% van de totale reservatieprijs verschuldigd.

7.3.2. Wanneer meerdere kamers afzonderlijk tegen een flexibel tarief werden gereserveerd en de reservatie niet uitdrukkelijk als groepsarrangement werd bevestigd, wordt artikel 7.1 per geannuleerde kamer toegepast. Bij een groepsarrangement gelden de bijzondere voorwaarden uit de offerte of reservatiebevestiging.

7.4 Voortijdig vertrek

7.4.1. Bij voortijdig vertrek op initiatief van de gast blijft de prijs van de resterende gereserveerde nachten verschuldigd. Dit geldt niet wanneer het voortijdige vertrek het rechtstreekse gevolg is van een ernstige toerekenbare tekortkoming van Villa Parkbos.

Artikel 8 - Ruimteverhuur: voorschot, annulatie en gebruiksduur

8.1 Annulatie

8.1.1. Bij volledige of gedeeltelijke annulatie meer dan veertien kalenderdagen vóór de aanvang van de ruimteverhuur is een annuleringsvergoeding verschuldigd gelijk aan 50% van de prijs van het geannuleerde gedeelte. Het betaalde voorschot wordt met deze vergoeding verrekend en wordt niet terugbetaald.

8.1.2. Bij volledige of gedeeltelijke annulatie vanaf veertien kalenderdagen vóór de aanvang is 100% van de prijs van het geannuleerde gedeelte verschuldigd.

8.1.3. Bij niet-gebruik, no-show van de organisator, een eenzijdige voortijdige beëindiging door de organisator of een beëindiging wegens een ernstige toerekenbare tekortkoming van de organisator is 100% van de overeengekomen huurprijs verschuldigd.

8.1.4. Een vermindering van het aantal deelnemers geeft niet automatisch recht op een prijsvermindering wanneer dezelfde ruimte en gebruiksduur behouden blijven.

8.1.5. De annuleringsvergoeding is niet verschuldigd wanneer Villa Parkbos annuleert wegens een aan haar toerekenbare tekortkoming, wanneer artikel 17 over overmacht van toepassing is of wanneer een dwingende wettelijke bepaling kosteloze beëindiging voorschrijft.

8.2 Standaardduur en overschrijding

8.2.1. Tenzij de offerte of reservatiebevestiging anders bepaalt, vangt een volle dag ruimteverhuur aan om 08.00 uur en eindigt deze uiterlijk om 00.00 uur. De gereserveerde gebruiksduur omvat alle toegang, levering, opbouw, ontvangst, activiteit, afbouw, opruiming en vertrek.

8.2.2. Een later einduur dan 00.00 uur is alleen mogelijk na voorafgaand schriftelijk akkoord van Villa Parkbos en voor zover dit wettelijk en praktisch mogelijk is.

8.2.3. Bij overschrijding zonder voorafgaand akkoord wordt per begonnen halve dag 50% van het in de offerte overeengekomen dagtarief aangerekend, onverminderd de aantoonbare bijkomende kosten en het recht van Villa Parkbos om onmiddellijke beëindiging en ontruiming te verlangen.

8.2.4. De aanrekening van een overschrijding verleent geen recht op verdere aanwezigheid en verhindert Villa Parkbos niet om de activiteit te beëindigen wanneer het afgesproken einduur, de veiligheid of de rust van de omgeving dit vereist.

Artikel 9 - Aankomst, vertrek, sleutels en self check-in

9.1 Check-in en check-out

9.1.1. Check-in is mogelijk vanaf 15.00 uur. Check-out moet uiterlijk om 11.00 uur zijn voltooid. Een vroegere check-in of latere check-out is alleen mogelijk na voorafgaand akkoord en volgens beschikbaarheid.

9.1.2. De hoofdboeker moet een geldig identiteitsbewijs kunnen tonen. Villa Parkbos kan tevens de identificatiegegevens opvragen die zij wettelijk moet registreren.

9.1.3. Een late aankomst moet vooraf worden gemeld. Wanneer een reservatie niet volledig is betaald of gegarandeerd en de gast zich niet meldt binnen het meegedeelde aankomstvenster, kan Villa Parkbos de reservatie behandelen als no-show overeenkomstig artikel 7.

9.2 Laattijdige check-out van een kamer

9.2.1. Wanneer de gast zonder voorafgaand akkoord na 11.00 uur over de kamer blijft beschikken, kan Villa Parkbos 15 euro per begonnen uur aanrekenen tot 15.00 uur.

9.2.2. Wanneer de kamer om 15.00 uur nog niet volledig is vrijgegeven, wordt in plaats van de uurtarieven 100% van een bijkomende overnachting aangerekend tegen het op dat ogenblik toepasselijke kamertarief.

9.2.3. De aanrekening verleent geen recht om de kamer langer te gebruiken. Wanneer de kamer voor een volgende gast nodig is, kan Villa Parkbos onmiddellijke ontruiming verlangen. Voor een vooraf goedgekeurde late check-out geldt de schriftelijk afgesproken prijs.

9.3 Fysieke sleutels en sleutelkluisje

9.3.1. Villa Parkbos werkt met fysieke sleutels. De gast of organisator ontvangt de sleutels of toegangsmedia die voor de reservatie noodzakelijk zijn en moet deze zorgvuldig bewaren en uiterlijk bij het einde van de reservatie terugbezorgen.

9.3.2. Self check-in via een sleutelkluisje is uitsluitend mogelijk op voorafgaande aanvraag en na bevestiging door Villa Parkbos. De ontvangen toegangscode is persoonlijk, mag niet buiten de toegelaten gasten worden gedeeld en vervalt na de reservatie.

9.3.3. Bij verlies of niet-teruggave van een fysieke sleutel wordt 50 euro per sleutel aangerekend.

Artikel 10 - Bezetting, gebruik van de accommodatie en parking

10.1. Een kamer of ruimte mag niet worden gebruikt door meer personen dan het aantal waarvoor werd gereserveerd of dan de toegelaten maximale bezetting. Niet-geregistreerde personen mogen niet zonder voorafgaande toestemming overnachten.

10.2. De hoofdboeker zorgt ervoor dat alle medegasten kennisnemen van deze algemene voorwaarden en het huisreglement. De organisator doet hetzelfde voor deelnemers, bezoekers, medewerkers en leveranciers.

10.3. Minderjarigen verblijven en nemen deel onder toezicht en verantwoordelijkheid van hun ouders, voogd of meerderjarige begeleider. Villa Parkbos staat niet in voor kinderopvang of permanent toezicht.

10.4. De reservatie mag niet worden doorverkocht, overgedragen of onderverhuurd zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Villa Parkbos. De accommodatie mag uitsluitend worden gebruikt voor het meegedeelde en aanvaarde doel.

10.5. De klant mag geen kamers, ruimtes, tuinonderdelen, technische zones of voorzieningen gebruiken die niet in de reservatiebevestiging zijn opgenomen of die als privé, technisch of niet-toegankelijk zijn aangeduid.

10.6. Gemeenschappelijke ruimtes mogen worden gebruikt volgens hun bestemming, de meegedeelde toegangstijden en het huisreglement. Villa Parkbos kan de toegang beperken wanneer een ruimte exclusief bij een andere reservatie hoort of om veiligheids- of operationele redenen tijdelijk niet beschikbaar is.

10.7 Parking

10.7.1. Parking is inbegrepen voor gasten en deelnemers, maar uitsluitend binnen de beschikbare plaatsen. Een parkeerplaats is niet gegarandeerd of gereserveerd tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is bevestigd.

10.7.2. Voertuigen moeten zo worden geplaatst dat toegangen, noodroutes, buren en andere gebruikers niet worden gehinderd. Aanwijzingen van Villa Parkbos over parkeren moeten worden opgevolgd.

10.7.3. Parkeren gebeurt op eigen risico, behoudens schade die het gevolg is van een toerekenbare fout van Villa Parkbos of aansprakelijkheid die volgens de wet niet kan worden uitgesloten.

Artikel 11 - Huisdieren, assistentiehonden en verloren goederen

11.1 Huisdieren

11.1.1. Huisdieren zijn in alle gastenkamers toegelaten op voorafgaande aanvraag en na bevestiging door Villa Parkbos. Het standaardtarief bedraagt 15 euro per huisdier per nacht.

11.1.2. De hoofdboeker blijft verantwoordelijk voor toezicht, het voorkomen van overlast, het onmiddellijk verwijderen van uitwerpselen, de naleving van het huisreglement en alle door het huisdier veroorzaakte schade of buitengewone schoonmaakkosten.

11.1.3. Het huisdierensupplement dekt uitsluitend het normale verblijf van het huisdier en niet de kosten van schade, gespecialiseerde reiniging of hinder.

11.2 Assistentiehonden

11.2.1. Geattesteerde assistentiehonden worden overeenkomstig de toepasselijke wetgeving zonder supplement toegelaten. Een voorafgaande melding wordt gevraagd om de ontvangst praktisch te organiseren, maar de toegang wordt daar niet afhankelijk van gemaakt.

11.3 Verloren en achtergelaten goederen

11.3.1. Redelijk identificeerbare verloren of achtergelaten goederen worden gedurende 90 kalenderdagen bewaard. Villa Parkbos kan de eigenaar contacteren wanneer diens identiteit redelijkerwijs kan worden vastgesteld.

11.3.2. Terugzending gebeurt op uitdrukkelijk verzoek, op kosten en risico van de eigenaar. Na de bewaartermijn kan Villa Parkbos de goederen, afhankelijk van hun aard en waarde, verwijderen, schenken of vernietigen.

11.3.3. Identiteitsdocumenten, bankkaarten, officiële documenten en andere gevoelige voorwerpen kunnen vóór het verstrijken van de bewaartermijn aan de bevoegde autoriteit of uitgevende instantie worden overgemaakt.

Artikel 12 - Bijzondere voorwaarden voor ruimteverhuur

12.1. De gehuurde ruimte mag uitsluitend worden gebruikt voor de activiteit en het doel die in de reservatiebevestiging zijn vermeld. Een wezenlijke wijziging van het gebruik vereist voorafgaande schriftelijke toestemming.

12.2. Publieke evenementen, ticketverkoop, commerciële producties, professionele foto- of video-opnames of activiteiten met een verhoogd veiligheids-, geluids- of reputatierisico zijn alleen toegestaan wanneer zij vooraf uitdrukkelijk zijn meegedeeld en schriftelijk aanvaard.

12.3. De organisator is tijdens de volledige gebruiksduur aanwezig of duidt vooraf een meerderjarige verantwoordelijke aan die bevoegd is om namens hem instructies te ontvangen en beslissingen te nemen.

12.4. Villa Parkbos treedt bij ruimteverhuur niet op als organisator, eventplanner, cateraar, technisch producent, bewaker of toezichthouder. De organisator staat zelf in voor de voorbereiding, begeleiding, naleving van de wet en ordelijke beëindiging van zijn activiteit.

12.5. De toegelaten maximumcapaciteit wordt per reservatie bepaald, rekening houdend met de gekozen opstelling, de aard van de activiteit, de beschikbare ruimte en de toepasselijke brandveiligheids-, vergunnings- en andere wettelijke voorschriften. Het schriftelijk meegedeelde maximum mag niet worden overschreden.

12.6. Villa Parkbos kan bijkomende deelnemers weigeren wanneer de toegelaten capaciteit is bereikt of wanneer hun aanwezigheid niet overeenstemt met het meegedeelde gebruik.

12.7. De organisator staat zelf in voor vergunningen, toestemmingen, auteursrechten, muzieklicenties en verzekeringen die door de aard van zijn activiteit wettelijk vereist zijn. Villa Parkbos verlangt geen standaard organisatorenverzekering, maar dit ontslaat de organisator niet van een wettelijke verzekeringsplicht die voor zijn activiteit zou gelden.

12.8. Elektrische, audiovisuele of andere technische apparatuur mag alleen worden gebruikt wanneer deze vooraf is toegestaan, veilig is en geschikt is voor de aanwezige installaties. Installaties mogen niet worden aangepast, overbelast of gedemonteerd.

12.9. Villa Parkbos garandeert geen specifieke internetcapaciteit, bandbreedte of ononderbroken verbinding voor bedrijfskritische toepassingen, tenzij dit uitdrukkelijk schriftelijk is overeengekomen.

12.10. Zonder voorafgaande schriftelijke toestemming is het verboden om voorwerpen aan muren, plafonds, ramen, deuren of vloeren te bevestigen, meubilair of kunstwerken te verplaatsen, confetti, glitters of moeilijk verwijderbare materialen te gebruiken, open vuur of rookmachines te gebruiken, constructies te plaatsen of vluchtwegen en veiligheidsvoorzieningen te blokkeren.

12.11. Toegelaten decoratie en alle eigen materialen moeten vóór het overeengekomen einduur volledig en zonder schade worden verwijderd.

Artikel 13 - Catering, leveranciers, muziek en overlast

13.1 Eigen catering, voeding en dranken

13.1.1. Eigen catering, voeding en dranken zijn uitsluitend toegestaan op voorafgaande aanvraag en na schriftelijke of elektronische bevestiging door Villa Parkbos.

13.1.2. De toestemming kan praktische voorwaarden bevatten over de leverancier, leveringsuren, toegang, koeling, bewaring, gebruik van voorzieningen, afval, schoonmaak, alcoholverstrekking en afhaling van materialen.

13.1.3. Toestemming voor eigen catering geeft zonder uitdrukkelijk akkoord geen recht op gebruik van de privékeuken, toestellen, servies, koelinstallaties of andere niet-vermelde voorzieningen van Villa Parkbos.

13.1.4. De organisator is verantwoordelijk voor zijn cateraar en zorgt ervoor dat de toepasselijke voedselveiligheids-, hygiëne-, alcohol- en vergunningsregels worden nageleefd en dat afval en eigen materiaal tijdig worden verwijderd.

13.1.5. Bereiding met open vuur, gasinstallaties, barbecues, friteuses of andere toestellen met een verhoogd brandrisico is alleen toegestaan na afzonderlijke schriftelijke goedkeuring.

13.2 Externe leveranciers

13.2.1. Externe leveranciers, fotografen, technici, cateraars en verhuurbedrijven mogen de locatie alleen betreden na voorafgaande toestemming. De organisator deelt tijdig hun identiteit, activiteit en voorziene toegangstijden mee.

13.2.2. De organisator zorgt ervoor dat leveranciers deze algemene voorwaarden, het huisreglement en de aanwijzingen van Villa Parkbos naleven. Toestemming door Villa Parkbos houdt geen erkenning in dat een leverancier geschikt, verzekerd of wettelijk in orde is.

13.3 Muziek en geluidsinstallaties

13.3.1. Eigen of externe muziekinstallaties, waaronder losse luidsprekers, versterkers, subwoofers, dj-installaties, mengpanelen, karaoke-installaties en mobiele geluidsinstallaties, zijn niet toegestaan.

13.3.2. Alleen de aanwezige muziekinstallatie van Villa Parkbos mag worden gebruikt, overeenkomstig de instructies en binnen een beperkt en respectvol geluidsniveau.

13.3.3. Binnen mag muziek worden afgespeeld tot 00.00 uur met beperkt volume en binnen de geldende geluidsnormen. Muziek of gebruik na 00.00 uur is alleen toegestaan na voorafgaand schriftelijk akkoord van Villa Parkbos en voor zover dit wettelijk mogelijk is.

13.4 Buitenruimtes en overlast

13.4.1. Vanaf 22.00 uur moet in de buitenruimtes en bij aankomst, vertrek, laden, lossen en opruimen bijzonder respectvol worden omgegaan met stemvolume, muziek, voertuigen en iedere andere mogelijke geluidshinder.

13.4.2. Vanaf 22.00 uur moeten volumes aanzienlijk worden beperkt, luide gesprekken, geroep en storende geluiden worden vermeden en moeten aanwijzingen van Villa Parkbos over geluid en overlast onmiddellijk worden opgevolgd.

13.4.3. Villa Parkbos kan verlangen dat deelnemers zich naar binnen begeven of dat muziek en andere geluidsbronnen worden verminderd of stopgezet wanneer hinder ontstaat of redelijkerwijs dreigt te ontstaan. Het recht om de ruimte tot een bepaald uur te gebruiken houdt geen recht in om overlast te veroorzaken.

Artikel 14 - Huisreglement, veiligheid en beëindiging

14.1. De klant, gasten, deelnemers, bezoekers en leveranciers moeten het huisreglement, de veiligheidsvoorschriften en de redelijke instructies van Villa Parkbos naleven.

14.2. Villa Parkbos kan de toegang weigeren, een activiteit stopzetten of een verblijf of ruimteverhuur beëindigen bij:

• een ernstige of herhaalde overtreding van de overeenkomst of het huisreglement;
• een onmiddellijke bedreiging voor personen, eigendommen of de omgeving;
• geweld, bedreiging, ernstige intimidatie of illegale activiteiten;
• ernstige overlast of herhaalde weigering om het geluidsniveau te verminderen;
• overschrijding van de toegelaten capaciteit;
• bedrieglijke of wezenlijk onjuiste informatie over het gebruik;
• niet-betaling van een opeisbaar bedrag nadat een redelijke mogelijkheid tot betaling is geboden;
• weigering om een redelijke veiligheidsinstructie op te volgen.

14.3. Behalve wanneer onmiddellijk optreden noodzakelijk is voor veiligheid, wettelijke naleving of bescherming van personen en goederen, krijgt de klant eerst de mogelijkheid om de tekortkoming binnen een passende termijn te beëindigen.

14.4. Wanneer de overeenkomst wegens een ernstige toerekenbare tekortkoming van de klant wordt beëindigd, heeft de klant geen automatisch recht op terugbetaling. Villa Parkbos mag de toepasselijke annuleringsvergoeding, de reeds uitgevoerde prestaties en redelijke en bewezen bijkomende schade aanrekenen. Dezelfde schade kan niet tweemaal worden vergoed.

14.5. Nooduitgangen, vluchtwegen, branddeuren, brandblusmiddelen en andere veiligheidsvoorzieningen moeten vrij, zichtbaar en bruikbaar blijven. Het is verboden ontvlambare, explosieve, illegale of anderszins gevaarlijke producten binnen te brengen.

Artikel 15 - Schade, buitengewone schoonmaak en verantwoordelijkheid van de klant

15.1. De klant behandelt Villa Parkbos, de kamers, de ruimtes, de tuin, het meubilair, de kunstwerken en de voorzieningen zorgvuldig. Hij is aansprakelijk voor schade die door hemzelf of door zijn gasten, deelnemers, bezoekers, huisdieren, medewerkers of leveranciers wordt veroorzaakt, voor zover die schade aan hun handelen of nalaten kan worden toegerekend.

15.2. De klant is niet aansprakelijk voor normale slijtage, vooraf bestaande schade, verborgen gebreken of schade die uitsluitend het gevolg is van een fout van Villa Parkbos.

15.3. Zichtbare bestaande schade moet bij aankomst of aanvang zo snel mogelijk worden gemeld. Villa Parkbos kan vóór en na een reservatie foto’s maken van de toestand van de accommodatie voor inventaris-, schade- en veiligheidsdoeleinden, met naleving van de toepasselijke privacyregels.

15.4. Villa Parkbos kan de redelijke en aantoonbare kosten aanrekenen van herstel, vervanging, gespecialiseerde reiniging, afvalverwijdering, interventie door derden, herstel van tuin of buitenruimte, ontbrekende goederen en aantoonbaar gebruiksverlies tijdens een noodzakelijke herstelperiode.

15.5. Bij vervanging wordt rekening gehouden met ouderdom, normale slijtage en restwaarde. Villa Parkbos mag zich door een schadevergoeding niet ongerechtvaardigd verrijken.

15.6. Kunstwerken, interieurstukken en decoratieve objecten mogen niet zonder toestemming worden aangeraakt, verplaatst of meegenomen, ook wanneer bepaalde stukken eventueel te koop worden aangeboden. Een verkoop komt alleen tot stand na uitdrukkelijke bevestiging en betaling.

15.7. De klant ontvangt een redelijke omschrijving van de vastgestelde schade of kosten en, waar relevant, bewijsstukken of een kostenraming. De factuur is betaalbaar overeenkomstig artikel 5.

Artikel 16 - Aansprakelijkheid van Villa Parkbos

16.1. Villa Parkbos voert haar verbintenissen uit met de zorg die redelijkerwijs van een professionele logies- en ruimteverhuurder mag worden verwacht.

16.2. Villa Parkbos is aansprakelijk voor rechtstreekse schade die het voorzienbare gevolg is van een contractuele of buitencontractuele fout die aan haar kan worden toegerekend.

16.3. Niets in deze algemene voorwaarden beperkt of sluit de aansprakelijkheid van Villa Parkbos uit voor opzettelijke fout, zware fout, het niet-uitvoeren van een essentiële hoofdverbintenis behalve bij overmacht, lichamelijk letsel of overlijden veroorzaakt door haar handelen of nalaten, of enige aansprakelijkheid die volgens dwingende wetgeving niet kan worden uitgesloten of beperkt.

16.4. Villa Parkbos is niet aansprakelijk voor schade die uitsluitend voortvloeit uit een fout van de klant, gast, deelnemer of leverancier, gebruik in strijd met de overeenkomst of normale bestemming, een gebrek in door de klant of een derde meegebracht materiaal, of een dienst die rechtstreeks door een onafhankelijke derde aan de klant wordt geleverd.

16.5. Gasten en deelnemers blijven verantwoordelijk voor de zorgvuldige bewaring van hun persoonlijke bezittingen. Villa Parkbos is niet aansprakelijk voor verlies, diefstal of beschadiging daarvan, behalve wanneer dit voortvloeit uit een aan Villa Parkbos toerekenbare fout of wanneer wettelijke aansprakelijkheidsregels anders bepalen.

16.6. Voor zakelijke klanten is Villa Parkbos, behoudens opzet, zware fout, lichamelijk letsel en andere dwingende uitzonderingen, niet aansprakelijk voor zuiver indirecte beroepsschade zoals verlies van winst, omzet, gegevens, klanten of commerciële kansen. Deze uitsluiting geldt niet tegenover consumenten voor zover zij hun wettelijke rechten zou beperken.

Artikel 17 - Annulatie door Villa Parkbos en overmacht

17.1 Annulatie of wezenlijke wijziging door Villa Parkbos

17.1.1. Villa Parkbos kan een bevestigde reservatie alleen annuleren of wezenlijk wijzigen wanneer daarvoor een objectieve en gerechtvaardigde reden bestaat.

17.1.2. Wanneer Villa Parkbos annuleert om een reden die aan haar kan worden toegerekend, biedt zij de klant de keuze tussen een redelijk gelijkwaardig alternatief zonder verhoging van de overeengekomen prijs, of volledige terugbetaling van alle betaalde bedragen voor het niet-uitgevoerde gedeelte.

17.1.3. Wanneer geen gelijkwaardig alternatief wordt aangeboden of aanvaard, ontvangt een consument daarnaast, voor zover wettelijk vereist, een vergoeding die wordt berekend volgens hetzelfde percentage dat de consument volgens artikel 7 of 8 verschuldigd zou zijn indien hij op datzelfde tijdstip had geannuleerd. Deze vergoeding is maximaal gelijk aan de prijs van het geannuleerde gedeelte en doet geen afbreuk aan dwingende wettelijke rechten.

17.1.4. Villa Parkbos kan een ondergeschikt praktisch onderdeel wijzigen wanneer de wezenlijke kenmerken behouden blijven, geen wezenlijk nadeel ontstaat en de klant zo snel mogelijk wordt geïnformeerd. Een wezenlijke wijziging vereist de instemming van de klant.

17.2 Overmacht

17.2.1. Overmacht is een onvoorzienbare en onvermijdbare gebeurtenis die zich na het sluiten van de overeenkomst voordoet, niet aan de betrokken partij kan worden toegerekend en de uitvoering van een contractuele verbintenis tijdelijk of definitief onmogelijk maakt. Een gebeurtenis is niet automatisch overmacht omdat zij de uitvoering duurder, moeilijker of minder aantrekkelijk maakt.

17.2.2. De partij die zich op overmacht beroept, informeert de andere partij zo snel mogelijk, verstrekt redelijke informatie over de gevolgen en neemt redelijke maatregelen om schade en hinder te beperken.

17.2.3. Bij tijdelijke overmacht worden de getroffen verplichtingen opgeschort voor de duur van de onmogelijkheid. Partijen onderzoeken eerst of een redelijke aanpassing of verplaatsing mogelijk is.

17.2.4. Wanneer uitvoering definitief onmogelijk wordt of uitstel redelijkerwijs geen nut meer heeft, eindigt de overeenkomst voor het niet-uitvoerbare gedeelte. Villa Parkbos betaalt bedragen terug die betrekking hebben op prestaties die niet werden uitgevoerd. Geen van de partijen is in dat geval een forfaitaire annuleringsvergoeding verschuldigd voor het niet-uitvoerbare gedeelte.

17.2.5. Persoonlijke omstandigheden die alleen verhinderen dat de klant, een gast of deelnemer aanwezig kan zijn terwijl Villa Parkbos de gereserveerde prestatie wel kan leveren, worden behandeld volgens de gewone annuleringsvoorwaarden, tenzij de wet of een schriftelijke afspraak anders bepaalt.

Artikel 18 - Klachten, persoonsgegevens en geschillen

18.1 Klachten

18.1.1. Een gebrek of probleem moet bij voorkeur tijdens het verblijf of de ruimteverhuur onmiddellijk worden gemeld, zodat Villa Parkbos een redelijke mogelijkheid krijgt om het probleem te onderzoeken en, waar mogelijk, te verhelpen.

18.1.2. Klachten na afloop kunnen schriftelijk worden gericht aan Villa Parkbos BV, Klossestraat 61, 9840 Nazareth-De Pinte, of per e-mail aan hello@villaparkbos.be. De klant vermeldt zijn naam, contactgegevens, reservatienummer, datum, duidelijke omschrijving en relevante bewijsstukken.

18.1.3. Klachten worden binnen een redelijke termijn ingediend, bij voorkeur binnen veertien kalenderdagen nadat het probleem werd vastgesteld. Het overschrijden van deze termijn leidt niet automatisch tot verlies van dwingende consumentenrechten.

18.1.4. Villa Parkbos bevestigt de ontvangst en streeft ernaar binnen dertig kalenderdagen inhoudelijk te antwoorden. Wanneer een consument en Villa Parkbos het geschil niet rechtstreeks oplossen, kan de consument zich wenden tot de Consumentenombudsdienst.

18.2 Persoonsgegevens

18.2.1. Villa Parkbos verwerkt persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor reservaties, identificatie en gastenregistratie, betaling en facturatie, communicatie, veiligheid, klachtenbehandeling en wettelijke verplichtingen.

18.2.2. Meer informatie over doeleinden, rechtsgronden, bewaartermijnen, ontvangers en rechten van betrokkenen wordt opgenomen in een afzonderlijke privacyverklaring.

18.2.3. Gezondheidsinformatie, waaronder informatie over allergieën of toegankelijkheidsbehoeften, wordt alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is om de gevraagde dienstverlening veilig en correct uit te voeren.

18.3 Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank

18.3.1. Op de overeenkomst is Belgisch recht van toepassing. Deze rechtskeuze ontneemt een consument niet de bescherming van dwingende bepalingen van het recht dat zonder deze rechtskeuze van toepassing zou zijn.

18.3.2. Voor geschillen met consumenten gelden de wettelijk bevoegde rechtbanken.

18.3.3. Voor geschillen met klanten die handelen in het kader van hun beroeps- of ondernemingsactiviteit zijn uitsluitend de bevoegde rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Oost-Vlaanderen, afdeling Gent, bevoegd, behoudens een andersluidende schriftelijke afspraak of dwingende bevoegdheidsregel.

Artikel 19 - Slotbepalingen

19.1. Wanneer een bepaling geheel of gedeeltelijk ongeldig, nietig of onafdwingbaar is, blijven de overige bepalingen van toepassing voor zover de overeenkomst zonder de betrokken bepaling kan voortbestaan. De ongeldige bepaling wordt niet toegepast ten nadele van een consument.

19.2. Het niet of laattijdig uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.

19.3. De klant mag zijn reservatie of rechten uit de overeenkomst niet aan een derde overdragen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Villa Parkbos. Een gewone naamswijziging van een gast is mogelijk volgens de redelijke administratieve vereisten van Villa Parkbos en, bij een OTA-reservatie, de voorwaarden van het platform.

19.4. Elektronische communicatie, reservatiebevestigingen, betaalbewijzen en andere elektronische documenten mogen als bewijs worden gebruikt overeenkomstig de toepasselijke bewijsregels.

19.5. De titels van artikelen en onderdelen dienen uitsluitend om de tekst leesbaar te maken en beïnvloeden de interpretatie niet.

19.6. Deze versie van de algemene voorwaarden is van toepassing op reservaties die vanaf 22 juli 2026 worden gesloten, tenzij in de reservatiebevestiging een latere ingangsdatum wordt vermeld.

VILLA PARKBOS BV, Klossestraat 61, 9840 Nazareth-De Pinte | BE 1039.595.916 | hello@villaparkbos.be