Privacybeleid

In een oogopslag

1. Wie is verantwoordelijk voor uw persoonsgegevens?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Villa Parkbos BV Klossestraat 61, 9840 Nazareth-De Pinte Ondernemings- en btw-nummer: BE 1039.595.916 RPR Gent, afdeling Gent E-mail: hello@villaparkbos.be Telefoon: +32 474 36 84 51

Dit beleid is van toepassing wanneer u onze website bezoekt, informatie aanvraagt, rechtstreeks of via een boekingsplatform reserveert, bij ons verblijft, een ruimte huurt, aan een bijeenkomst deelneemt, als leverancier of professionele partner met ons samenwerkt, of op een andere manier met Villa Parkbos communiceert.

Externe boekingsplatformen, betaalproviders, sociale media en andere derden kunnen persoonsgegevens voor hun eigen doeleinden verwerken. Voor die verwerkingen zijn hun eigen privacyvoorwaarden van toepassing.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van uw relatie met Villa Parkbos kunnen wij de volgende categorieën persoonsgegevens verwerken:

• Identificatie- en contactgegevens: naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, taal, geboortedatum of nationaliteit wanneer dit noodzakelijk of wettelijk vereist is, en ondernemings- of btw-gegevens bij zakelijke reservaties.
• Reservatie- en verblijfsgegevens: aankomst- en vertrekdatum, gekozen kamer of ruimte, aantal gasten of deelnemers, namen van medegasten, aankomsttijd, bijzondere verzoeken, huisdieren en gegevens over het gebruik van de gereserveerde diensten.
• Betalings- en facturatiegegevens: prijs, betaalstatus, transactiereferentie, facturatieadres, rekeningnummer voor een terugbetaling en informatie die nodig is voor de boekhouding. Volledige betaalkaartgegevens worden in beginsel rechtstreeks door de betaalprovider of het boekingsplatform verwerkt.
• Communicatie- en voorkeursgegevens: berichten via e-mail, telefoon, contactformulier of platform, taalvoorkeur, ontbijt- of verblijfsvoorkeuren, feedback, klachten en andere informatie die u zelf meedeelt.
• Gezondheids- en toegankelijkheidsgegevens: allergieën, intoleranties, dieetbeperkingen, mobiliteits- of toegankelijkheidsnoden en andere gezondheidsinformatie die u vrijwillig meedeelt om een verblijf of activiteit veilig en passend te organiseren.
• Website- en technische gegevens: IP-adres, browser- en toestelgegevens, tijdstip en duur van het bezoek, bezochte pagina's, foutmeldingen, beveiligingslogs en cookievoorkeuren.
• Beeld- en openbare gegevens: foto's of video's waarvoor toestemming werd gegeven, en informatie die u zelf openbaar maakt in een review of via sociale media wanneer wij daarop reageren of deze met uw toestemming hergebruiken.
• Incident- en schadegegevens: informatie over ongevallen, veiligheidsincidenten, overtredingen van de huisregels, schade, verloren goederen, klachten, verzekeringsdossiers en geschillen.
• Zakelijke contactgegevens: naam, functie, professionele contactgegevens, offertes, afspraken en facturatiegegevens van leveranciers, opdrachtgevers en andere professionele partners.
• Gegevens van minderjarigen en medegasten: naam, leeftijd of geboortedatum en andere gegevens die noodzakelijk zijn voor bezetting, prijsberekening, veiligheid of wettelijke verplichtingen.

Van wie ontvangen wij gegevens?

Wij ontvangen persoonsgegevens doorgaans rechtstreeks van u. Wij kunnen ze ook ontvangen van de hoofdboeker, organisator, uw werkgever of opdrachtgever, een medegast, een reisagent, een boekingsplatform, een betaalprovider of een andere partner die bij de reservatie betrokken is. Wanneer iemand anders voor u reserveert, vragen wij die persoon u over dit privacybeleid te informeren.

3. Waarom verwerken wij uw gegevens en op welke rechtsgrond?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. De voornaamste verwerkingen zijn:

Wanneer wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, beoordelen wij of dit belang noodzakelijk en evenwichtig is en of uw rechten en vrijheden niet zwaarder wegen. Onze gerechtvaardigde belangen omvatten onder meer een veilige exploitatie, fraudepreventie, bescherming van eigendommen, behandeling van geschillen, kwaliteitsverbetering en het onderhouden van normale klanten- en zakenrelaties.

4. Bent u verplicht gegevens te verstrekken?

Gegevens die nodig zijn om een reservatie te maken, een betaling uit te voeren, een factuur op te stellen of een wettelijke verplichting na te leven, zijn noodzakelijk. Wanneer u die gegevens niet verstrekt, kan Villa Parkbos de aanvraag mogelijk niet behandelen of de overeenkomst niet uitvoeren.

Voorkeuren, marketingtoestemming en gezondheids- of toegankelijkheidsinformatie zijn in beginsel vrijwillig. Het niet verstrekken daarvan verhindert een reservatie niet, maar kan onze mogelijkheid beperken om met een specifieke voorkeur of nood rekening te houden.

5. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Villa Parkbos verkoopt of verhuurt geen persoonsgegevens. Wij delen gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk is voor de hierboven beschreven doeleinden. Ontvangers kunnen zijn:

• medewerkers en personen die onder ons gezag werken en alleen toegang krijgen voor zover dit voor hun taak nodig is;
• leveranciers van websitehosting, e-mail, IT-beveiliging, cloudopslag, reservatie- en channelmanagement, communicatie en technische ondersteuning;
• betaalproviders, banken en partijen die betalingen of terugbetalingen uitvoeren;
• boekhouders, accountants, juridische adviseurs, verzekeraars en andere professionele raadgevers;
• operationele leveranciers zoals schoonmaak-, onderhouds- of cateringpartners, uitsluitend voor zover zij de gegevens nodig hebben voor de gevraagde dienstverlening;
• boekingsplatformen, reisagenten of zakelijke opdrachtgevers die bij de reservatie betrokken zijn. Zij kunnen voor hun eigen platform- of klantendiensten als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke optreden;
• politie, gerechtelijke instanties, belastingadministraties, toezichthouders en andere bevoegde overheden wanneer wij wettelijk verplicht zijn of een geldig verzoek ontvangen;
• een overnemer of professionele adviseur in het kader van een mogelijke overdracht of reorganisatie van de onderneming, met passende vertrouwelijkheidswaarborgen.

Dienstverleners die voor Villa Parkbos als verwerker optreden, worden contractueel verplicht om persoonsgegevens alleen volgens onze instructies, vertrouwelijk en met passende beveiliging te verwerken.

6. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Wij kiezen waar mogelijk dienstverleners die gegevens binnen de Europese Economische Ruimte verwerken. Sommige leveranciers of boekingsplatformen kunnen persoonsgegevens buiten de EER verwerken of toegankelijk maken.

Wanneer persoonsgegevens worden doorgegeven naar een land zonder adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, gebruiken wij of de betrokken dienstverlener passende waarborgen, zoals de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met bijkomende maatregelen waar nodig. U kunt via hello@villaparkbos.be informatie vragen over de waarborgen die op een specifieke doorgifte van toepassing zijn.

7. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij zijn verzameld. Wettelijke bewaarplichten, de aard van de gegevens en mogelijke geschillen kunnen een langere termijn vereisen.

Wanneer meerdere termijnen van toepassing zijn, geldt de langste noodzakelijke termijn. Daarna worden gegevens verwijderd, geanonimiseerd of uitsluitend geblokkeerd bewaard voor zover de wet dit vereist.

8. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

Villa Parkbos neemt passende technische en organisatorische maatregelen, afgestemd op de aard van de gegevens en de risico's. Deze omvatten onder meer toegangsbeperking, vertrouwelijkheid, sterke authenticatie waar beschikbaar, beveiligde systemen en verbindingen, updates, back-ups, zorgvuldige selectie van dienstverleners en beperking van gegevens tot wat noodzakelijk is.

Geen enkel systeem is volledig risicoloos. Wanneer zich een gegevensinbreuk voordoet, onderzoeken en documenteren wij deze en melden wij de inbreuk aan de bevoegde autoriteit en, waar wettelijk vereist, aan de betrokken personen.

9. Welke rechten heeft u?

Afhankelijk van de verwerking en de rechtsgrond kunt u de volgende rechten uitoefenen:

• recht op informatie over de verwerking van uw persoonsgegevens;
• recht op inzage en een kopie van uw persoonsgegevens;
• recht op verbetering van onjuiste of onvolledige gegevens;
• recht op wissing van gegevens wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan;
• recht op beperking van de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens die u zelf verstrekte en die geautomatiseerd op basis van toestemming of een overeenkomst worden verwerkt;
• recht van bezwaar tegen verwerking op basis van een gerechtvaardigd belang, rekening houdend met uw specifieke situatie;
• absoluut recht van bezwaar tegen direct marketing;
• recht om toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de verwerking vóór de intrekking;
• recht om niet te worden onderworpen aan uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen, behoudens wettelijke uitzonderingen.

Hoe oefent u uw rechten uit?

Stuur uw verzoek naar hello@villaparkbos.be of per post naar Villa Parkbos BV, Klossestraat 61, 9840 Nazareth-De Pinte. Vermeld duidelijk welk recht u wilt uitoefenen en op welke gegevens het verzoek betrekking heeft.

Wij kunnen bijkomende informatie vragen om uw identiteit te controleren. Wij antwoorden in beginsel binnen één maand. Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd; wij informeren u dan binnen de eerste maand. De uitoefening van uw rechten is kosteloos, behalve bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken zoals wettelijk toegestaan.

10. Nieuwsbrieven en direct marketing

Praktische berichten over een aanvraag, betaling, reservatie of verblijf zijn dienstberichten en geen marketing. Deze berichten zijn noodzakelijk om de overeenkomst uit te voeren.

Commerciële e-mails of nieuwsbrieven versturen wij alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat. Iedere commerciële e-mail bevat een eenvoudige mogelijkheid om u uit te schrijven. U kunt ook op elk moment bezwaar maken via hello@villaparkbos.be. Een uitschrijving heeft geen invloed op noodzakelijke communicatie over een lopende reservatie.

11. Website, contactformulier en cookies

Wanneer u het contactformulier gebruikt, verwerken wij de ingevulde naam, het e-mailadres, het bericht en technische gegevens die nodig zijn om de aanvraag veilig te ontvangen en te beantwoorden.

De website kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken. Strikt noodzakelijke cookies worden gebruikt om de website en gevraagde functies te laten werken. Analytische, personalisatie- of marketingcookies worden alleen geplaatst nadat geldige toestemming is verkregen, voor zover toestemming wettelijk vereist is. Meer informatie over de gebruikte cookies, hun duur en het wijzigen van voorkeuren staat in de afzonderlijke cookieverklaring.

Onze website kan links of integraties bevatten van boekingsplatformen, kaarten, sociale media en andere derden. Villa Parkbos is niet verantwoordelijk voor hun eigen verwerking van persoonsgegevens. Raadpleeg hun privacybeleid voordat u hun diensten gebruikt.

12. Minderjarigen, medegasten en deelnemers

Villa Parkbos verwerkt gegevens van minderjarigen alleen wanneer dit noodzakelijk is voor een reservatie, bezetting, prijsberekening, veiligheid of wettelijke verplichting. Deze gegevens worden doorgaans verstrekt door een ouder, voogd, hoofdboeker of organisator.

Onze website en marketing zijn niet specifiek gericht op kinderen. Wij gebruiken gegevens van minderjarigen niet voor direct marketing zonder een passende rechtsgrond en de vereiste bescherming.

Wanneer u gegevens van medegasten, deelnemers of contactpersonen aan ons verstrekt, vragen wij dat u alleen noodzakelijke en correcte gegevens deelt en de betrokken persoon over dit privacybeleid informeert.

13. Geautomatiseerde besluitvorming

Villa Parkbos neemt geen beslissingen die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking zijn gebaseerd en die voor u rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen hebben. Wij stellen geen persoonlijk profiel op voor dergelijke besluitvorming.

14. Vragen en klachten

Neem bij een vraag of klacht over uw persoonsgegevens eerst contact op met Villa Parkbos via hello@villaparkbos.be, +32 474 36 84 51 of het postadres hierboven. Wij proberen uw vraag zorgvuldig en tijdig te behandelen.

U heeft daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit Drukpersstraat 35, 1000 Brussel E-mail: contact@apd-gba.be Telefoon: +32 (0)2 274 48 00 Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

15. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Villa Parkbos kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de verwerking, gebruikte diensten of wettelijke vereisten wijzigen. De meest recente versie wordt op onze website gepubliceerd met vermelding van de versiedatum. Wanneer een wijziging belangrijke gevolgen heeft voor een lopende verwerking, informeren wij betrokkenen op een passende manier.

Laatste update: 3 augustus 2026

VILLA PARKBOS BV, Klossestraat 61, 9840 Nazareth-De Pinte | BE 1039.595.916 | hello@villaparkbos.be